Dans un monde où la digitalisation joue un rôle clé dans la gestion des achats, SAP se positionne comme un outil incontournable pour les professionnels du domaine. Cet ERP puissant ne se contente pas d’automatiser les processus : il offre une mine d’informations et de fonctionnalités pour optimiser vos opérations, améliorer vos relations avec les fournisseurs et réduire vos coûts.
Cependant, face à la richesse des fonctionnalités disponibles, il est facile de se perdre. Qui pourrait prétendre connaître chaque transaction SAP par cœur ? Heureusement, ce n’est pas nécessaire ! Ce guide pratique a été conçu pour vous accompagner dans la maîtrise des transactions SAP MM les plus essentielles, regroupées par typologies. Que vous soyez un acheteur débutant découvrant l’outil ou un utilisateur expérimenté cherchant à perfectionner votre pratique, ce guide vous aidera à naviguer avec confiance dans l’univers SAP.
Transactions relatives aux Contrats
Avant de parler des transactions SAP relatives aux contrats, un rappel me semble pertinent. Pour qu’un contrat puisse exister il faut avant tout avoir créé la FIA correspondante entre le fournisseur et le produit. Nous verrons les détails de ces fiches info-achats plus bas.
ME31K : Création de contrat
Transaction qui permet de générer un contrat-cadre complet, en définissant précisément les conditions commerciales, les prix, les volumes et la durée du contrat avec un fournisseur. On parle aussi de « contrat volume ». Le volume est effectivement ici une variable clé et bloquant quand il atteint une valeur nulle.
ME32K : Modification de contrat
Cette transaction SAP offre la possibilité de mettre à jour un contrat existant. A utiliser pour ajuster les conditions, les prix ou les volumes sans avoir à recréer intégralement le document.
ME33K : Consultation de contrats
Une transaction SAP qui permet de visualiser l’historique complet des contrats, leurs détails techniques, financiers et leurs statuts actuels.
ME3L : Lister les contrats par fournisseur
Cette transaction permet d’afficher une liste complète des contrats par fournisseur, avec des détails précis sur les quantités commandées, les valeurs associées, ainsi que d’autres informations pertinentes telles que les dates de validité et les conditions contractuelles
ME3N : Liste des contrats par numéro
Elle vous permet d’afficher une liste détaillée des contrats classés par numéro de contrat, et non plus par fournisseur. Elle vous fournit les informations sur les quantités commandées, les valeurs associées, ainsi que d’autres données clés, comme précédemment.
Transactions SAP liées aux Fiches Info-Achat (FIA)
ME11 : Création de fiche info-achat
Cette transaction SAP permet de créer la correspondance officielle entre un article spécifique et un fournisseur. Cette FIA documente les conditions tarifaires, les délais et les caractéristiques techniques. A l’inverse du contrat, il n’est pas question de volume dans une FIA. C’est ici que vous préciserez le bon incoterm.
ME12 : Modification de fiche info-achat
Une transaction SAP utilisée pour mettre à jour les informations existantes d’une fiche article-fournisseur, comme les prix, les conditionnements ou les délais de livraison.
ME13 : Affichage de fiche info-achat
Offre une vue détaillée et historique de toutes les informations liées à un couple article-fournisseur.
Rappelez vous également qu’après avoir créé une FIA ou un contrat il peut être nécessaire d’actualiser votre répertoire des sources d’approvisionnement (RSA). Pour gérer ce RSA, vous passerez via la transaction ME01.
Les transactions de Gestion des Appels d’Offres
ME41 : Création d’appel d’offres
Une transaction SAP qui permet de lancer un processus de consultation formelle auprès de plusieurs fournisseurs potentiels en définissant précisément le besoin.Bien pratique si vous voulez lancer une appel d’offres pour dénicher un nouveau prestataire de service achats ou un cabinet de consulting.
ME42 : Modification d’appel d’offres
Transaction utilisée pour ajuster les paramètres d’un appel d’offres en cours, comme les délais ou les spécifications techniques.
ME43 : Affichage d’appel d’offres
Cette transaction SAP offre une vision complète des appels d’offres existants, de leur statut et des réponses reçues.
ME47 : Gestion des appels d’offres
Permet de gérer l’ensemble du processus de consultation, de la réception des offres à leur analyse comparative.
ME49 : Comparaison des prix d’appel d’offre
Enfin, cette transaction SAP est spécialisée dans l’analyse comparative des prix proposés par différents fournisseurs lors d’un même appel d’offres.
Transactions SAP liées aux Demandes d’Achat (DA)
ME51N : Création de demande d’achat
Cette transaction est fondamentale, bien qu’utiliser dans certaines entreprises par les prescripteurs, et non les acheteurs. Elle permet effectivement de formaliser un besoin interne avec tous les détails nécessaires pour lancer le processus d’achat.
ME52N : Modification de demande d’achat
Comme avec les impôts, vous avez le droit à l’erreur ! Cette transaction SAP vous permet de corriger ou compléter une demande d’achat avant sa validation finale.
ME53N : Validation de demande d’achat
Transaction utilisée pour valider formellement une demande d’achat selon les processus internes de l’entreprise.
ME5A : Liste des demandes d’achat
Si vous ne deviez connaitre qu’une seule transaction SAP, je pense que ça serait celle-ci. Elle offre une vue consolidée de toutes les demandes d’achat, avec possibilité de filtrage et de suivi. Une transaction bien connue des consultants indépendants me dit on.
ME57 : Affectation et traitement des demandes d’achat
Permet de répartir et de suivre le traitement des demandes d’achat entre différents acheteurs ou services.
ME59N : Transformation automatique de demande d’achat en commande
Transaction SAP qui automatise la création d’une commande d’achat à partir d’une demande d’achat validée. Cette transaction est surtout utilisé par les services approvisionnements.
Les transactions de Consultation Fournisseurs
XK01 : Création de nouveau fournisseur
Cette transaction SAP est essentielle pour référencer un nouveau partenaire commercial dans la base de données SAP. C’est par exemple ici que vous pouvez ajouter Buying & Solutions, votre cabinet de conseil en achats favoris !
XK02 : Modification de fournisseur
Elle vous permet de mettre à jour les informations administratives, bancaires ou de contact d’un fournisseur existant.
XK03 : Consultation de fournisseur
Offre une vue détaillée de toutes les informations relatives à un fournisseur.
ME65 : Palmarès fournisseurs
Génère un classement des fournisseurs selon des critères de performance prédéfinis.
MCE3 : Analyse détaillée des fournisseurs
Permet une analyse approfondie des performances, risques et potentiels des fournisseurs.
MCE7 : Évaluation comparative des fournisseurs
Cette transaction SAP est spécialisée dans la comparaison multicritères des fournisseurs.
Les transactions SAP de Gestion des Stocks
MB51 : Liste des mouvements de stock
Ici vous pourrez visualiser l’ensemble des mouvements de stock avec des options de filtrage détaillées.
MMBE : Vue synthétique des stocks
Offre une vue d’ensemble complète des stocks, incluant les quantités disponibles, réservées et en commande.
MD04 : État dynamique des stocks
Je retire ce que j’ai dit. Cette transaction SAP est LA transaction à connaitre. Tout acheteur souhaitant avoir une vue sur l’alignement entre ses consommations à venir et les volumes qu’il a couvert passera par la transaction MD04. Elle fournit une analyse dynamique des stocks, intégrant les besoins futurs et les approvisionnements planifiés. Un indispensable pour tout acheteur freelance qui commence une mission ! A noter que les besoin planifiés (BESDEP) seront distingués des besoins dépendants d’un ordre de fabrication (RES.OR).
MB5B : Stocks à une date de comptabilisation
Permet de visualiser l’état des stocks à une date précise.
MI01 : Création de document d’inventaire
Transaction utilisée pour générer les documents nécessaires à la réalisation d’un inventaire physique.
Transactions de Mouvements de Stock
MB1A : Sortie de marchandises
Permet d’enregistrer la sortie de marchandises du stock.
MB1B : Transfert d’article
Cette transaction est utilisée pour transférer des articles entre différents emplacements de stock.
MB1C : Autres entrées de marchandises
Ici vous pouvez gérer les entrées de marchandises qui ne sont pas liées à une commande d’achat.
MB01 : Enregistrement d’entrée de marchandises
Permet de comptabiliser l’arrivée de marchandises dans les stocks.
VL09 : Annulation de sortie de marchandises
Une transaction spécifique pour annuler un mouvement de sortie de stock.
Transactions complémentaires de suivi et d’analyse
ME80FN : Suivi détaillé des commandes
Offre une vue approfondie de l’état d’avancement des commandes avec des options de filtrage avancées.
MEI1 : Analyse des besoins
Une transaction qui permet une projection et une analyse stratégique des besoins futurs en approvisionnement.
ME2M : Documents d’achat par article
Cette transaction est pratique pour avoir une vue d’ensemble de ce qui a été acheté. Elle fournit l’historique complet des documents d’achat pour un article spécifique.
ME2N : Historique des achats
Transaction de consultation des documents d’achat avec des options de filtrage étendues. Une autre manière d’obtenir un historique des achats que celui précédemment évoqué.
ME2L : Documents d’achat par fournisseur
Permet de visualiser l’ensemble des documents d’achat liés à un fournisseur spécifique.
En résumé : maîtrisez chaque transaction SAP pour optimiser vos achats
Ce guide vous a présenté une sélection des transactions SAP MM essentielles pour les acheteurs, classées par catégories :
- Contrats : de la création (ME31K) à la consultation (ME33K), vous disposez des outils pour gérer efficacement vos relations contractuelles avec les fournisseurs.
- Fiches Info-Achat (FIA) : avec les transactions ME11, ME12 et ME13, assurez une correspondance claire entre vos articles et vos fournisseurs.
- Appels d’offres : de leur lancement (ME41) à la comparaison des prix (ME49), simplifiez votre gestion des consultations.
- Demandes d’achat : grâce à des outils comme ME51N ou ME59N, formalisez vos besoins et optimisez leur traitement.
- Consultation des fournisseurs : utilisez XK01 ou ME65 pour mieux comprendre et évaluer vos partenaires commerciaux.
- Gestion des stocks : des transactions comme MD04 ou MMBE vous offrent une vision stratégique et détaillée de vos approvisionnements.
En maîtrisant ces transactions, vous serez en mesure d’optimiser vos processus achats, de gagner en productivité et de prendre des décisions plus éclairées.
Un dernier conseil : n’hésitez pas à explorer également les transactions spécifiques à votre entreprise (codes commençant par « Z »), souvent adaptées à vos besoins métier.
Avec une pratique régulière et une bonne organisation, SAP deviendra un véritable levier stratégique pour vos achats. Alors, prêt à passer à l’action ?
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Partenariat et confiance renouvelés par différentes missions »
— B. MENUT
Directrice des Achats Alimentaires,
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« J’ai travaillé avec plusieurs cabinets de consultants Achats et c’est la première fois que j’apprécie une telle défense des intérêts du groupe avec tant de ferveur et ténacité de la part d’un consultant. Dans un contexte entreprise très mouvant, le consultant a su tenir le cap et naviguer, faisant preuve d’une grande adaptabilité »
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Responsable Achats Matières Premières, Clarins
