Acheteur freelance : comment l’intégrer à votre stratégie RH ?

Dans un contexte économique en constante évolution, les entreprises cherchent à optimiser leurs coûts et à gagner en flexibilité. Pour cela, elles font de plus en plus appel à des professionnels indépendants, notamment dans le domaine des achats. Un acheteur freelance représente une solution intéressante pour les sociétés souhaitant bénéficier d’expertises pointues et adaptables à leurs besoins.

Découvrez dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur les acheteurs freelances, leurs compétences, leurs missions et comment les intégrer efficacement à votre stratégie.

Définition : Qui sont les acheteurs freelances ?

Les acheteurs freelances sont des professionnels expérimentés qui exercent leur activité en tant qu’indépendants. Ils mettent leurs compétences et leur expertise au service des entreprises pour des missions ponctuelles ou régulières. Ils ne sont pour autant pas liés par un contrat de travail. De nombreux professionnels mettent leur expérience dans le domaine des achats à disposition via ce statut. En tant qu’expert en achat freelance, ils peuvent intervenir sur différents types de missions : sourcing fournisseurs, négociation de contrats, analyse des dépenses, optimisation des processus achats, etc. On parle également de consultant indépendant en achats.

Quels sont les avantages à faire appel à un acheteur freelance ?

Faire appel à un freelance présente plusieurs avantages pour les entreprises. Notamment en termes de flexibilité, d’expertise, de réduction des coûts et de gain de temps.

Flexibilité offerte par les acheteurs freelances

Les acheteurs freelances interviennent sur des missions ponctuelles ou temporaires. Ils permettent aux entreprises de bénéficier d’une expertise ciblée sans avoir à recruter un salarié en CDI. C’est une solution alternative au CDD qui est encore mal connue des services RH. Cette flexibilité est particulièrement appréciable lorsque les besoins en achats sont fluctuants ou que l’entreprise fait face à des pics d’activité. Les acheteurs freelances représentent ainsi une solution adaptable et efficace pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises.

Une expertise pointue

Ils sont généralement spécialisés dans un domaine précis (achats de prestation, achats de production, achats IT, achats CAPEX ou MRO, etc.). Ils disposent d’une solide expérience professionnelle. Les freelances peuvent ainsi apporter une réelle valeur ajoutée aux entreprises qui font appel à leurs services. Ils permettent aux sociétés de bénéficier rapidement d’une expertise de haut niveau. Leur maîtrise des techniques de négociation et de sourcing, leur connaissance approfondie du marché ou leur capacité à analyser les coûts sont autant de compétences utiles.

Réduction des coûts

Faire appel à un acheteur freelance permet de maîtriser les coûts liés aux ressources humaines. En effet, les entreprises ne paient que pour la prestation réalisée et non pour un salaire fixe. Contrairement aux salariés, il n’y a pas de congés payées ou de RTT. Bien souvent, les services RH ne calculent pas le coût d’un salarié en TCO et sous estiment le coût d’un CDD. De plus, grâce à leur expertise, les acheteurs freelances peuvent contribuer à optimiser les dépenses de l’entreprise et à réaliser des économies significatives sur les achats. Enfin, cela n’impacte pas la masse salarial de l’entreprise. Ce dernier point intéresse particulièrement les directions dont la masse salariale est sous surveillance par les actionnaires ou les banques.

Un gain de temps

Les acheteurs freelances sont opérationnels rapidement et peuvent prendre en charge des missions urgentes ou complexes. Ils permettent ainsi aux équipes internes de se concentrer sur leur cœur de métier. Le recours à un acheteur freelance peut donc s’avérer particulièrement utile lorsque l’entreprise doit faire face à des délais serrés ou à des projets nécessitant une expertise spécifique.

Quels sont les risques liés à la collaboration avec un freelance ?

Bien que cela apporte de nombreux avantages, travailler avec un freelance en direct n’est pas dénué de risques. En effet, travailler en direct avec un indépendant, tel qu’un acheteur freelance, peut présenter certains risques qu’il est important de prendre en compte et d’anticiper pour établir une collaboration réussie et sécurisée. Parmi ces risques, on peut citer :

La dépendance vis-à-vis de l’acheteur freelance :

Si vous faites appel régulièrement aux services d’un même acheteur freelance, celui-ci peut devenir dépendant financièrement de votre entreprise. Il est donc essentiel de vérifier la diversification des clients du freelance. Ne vous reposez pas uniquement sur un seul prestataire. Cette dépendance économique peut avoir des conséquences juridiques réelles.

L’absence de garanties financières :

Contrairement aux entreprises, les travailleurs indépendants ne disposent pas toujours de garanties financières ou d’assurances professionnelles pour couvrir les éventuels dommages causés pendant leur mission. Il est donc essentiel de vérifier les couvertures dont dispose l’acheteur freelance avant de lui confier une mission. Demandez lui par exemple sa responsabilité civile professionnelle ou encore ses attestations URSSAF.

Le manque de stabilité :

Les indépendants connaissent des périodes de creux dans leur activité. Cela peut les amener à accepter plusieurs missions simultanément pour assurer leur revenu. Cette stratégie entraîne bien souvent un manque de disponibilité et d’implication dans la mission que vous leur avez confiée. Pour éviter ce risque, il est important de bien définir les attentes et les délais dès le début de la collaboration. Assurez vous également que l’acheteur freelance dispose du temps nécessaire pour mener à bien sa mission.

La requalification en CDI :

La requalification d’une collaboration avec un freelance en contrat à durée indéterminée (CDI) peut survenir lorsque les conditions de travail et la relation entre l’entreprise et le travailleur indépendant sont similaires à celles d’un salarié. Voici quelques éléments à prendre en compte :

Le lien de subordination :

Quand l’entreprise exerce un pouvoir de direction, de contrôle et de sanction sur le freelance, similaire à celui exercé sur un salarié, il existe un risque de requalification en CDI. Pour éviter cela, il est important de préserver l’autonomie du freelance dans l’organisation et la réalisation de ses missions.

La prestation de services régulière et continue :

Si le freelance effectue des missions régulières et continues pour le compte de l’entreprise, au point de devenir un élément essentiel de son fonctionnement, cela peut être considéré comme une relation de travail déguisée. Pour limiter ce risque, nous recommandons de diversifier les prestataires. Ne faites pas appel au même freelance de manière systématique.

L’intégration dans l’entreprise :

Si l’acheteur freelance dispose d’un bureau dédié au sein de l’entreprise, participe aux réunions d’équipe ou bénéficie des mêmes avantages que les salariés (tickets restaurant, mutuelle, etc.), cela peut renforcer l’impression d’une relation de travail salariée et entraîner une requalification en CDI.

L’exclusivité de la collaboration :

Lorsque le contrat de prestation de services prévoit une clause d’exclusivité, empêchant le freelance de travailler pour d’autres clients, cela peut être considéré comme une caractéristique propre au contrat de travail. Il est donc préférable d’éviter ce type de clause dans les contrats avec les freelances.

En cas de requalification en CDI, l’entreprise s’expose à plusieurs conséquences :

• Le versement d’indemnités : L’entreprise peut être condamnée à verser des indemnités au freelance. Ces indemnités correspondent aux droits qu’il aurait acquis s’il avait été salarié (congés payés, préavis, indemnités de licenciement, etc.).
• Le paiement des cotisations sociales : L’entreprise devra régulariser la situation auprès des organismes sociaux et payer les cotisations sociales afférentes à la période concernée par la requalification.
• Les sanctions pénales : En cas de travail dissimulé, l’entreprise s’expose à des sanctions pénales, telles que des amendes et des peines d’emprisonnement.

Pour éviter une requalification en CDI, il est essentiel de bien définir les conditions de la collaboration avec le freelance. Veillez à respecter son statut d’indépendant. Vous pouvez également vous prémunir de tous ces risques en faisant appel à un cabinet de conseil spécialisé en achats et travaillant avec des freelances, comme Buying & Solutions.

Comment intégrer un acheteur freelance ?

Pour tirer pleinement profit des compétences d’un freelance, il est important de bien définir le cadre de sa mission et de l’intégrer efficacement à votre stratégie.

Définir les objectifs et le périmètre de la mission d’un acheteur freelance

Avant de faire appel à un freelance, il est essentiel de déterminer précisément les objectifs de la mission et les tâches qui lui seront confiées. Cela permettra d’établir un cahier des charges clair et de sélectionner le profil le plus adapté à vos besoins en matière d’achat.

Posez-vous les bonnes questions : Quel est l’objectif principal de la mission ? Quelles sont les compétences requises pour un acheteur freelance ? Quel est le budget alloué ? Quelle est la durée estimée de la mission ?

Choisir le bon profil d’acheteur freelance

Pour trouver l’acheteur freelance idéal, n’hésitez pas à consulter les cabinets spécialisées dans la mise en relation avec des professionnels indépendants. Buying & Solutions, par exemple, peut vous proposer des profils indépendants au meilleur prix tout en assurant le suivi de la mission.

Attention aux plateformes d’intermédiation ! Ces « marketplaces » d’indépendants ont l’avantage de vous proposer des profils sur catalogue mais ont également des lacunes réelles. Bien souvent, les profils ne sont pas qualifiés par la plateforme ce qui présente un risque pour des entreprises peu expérimentées. De plus, les plateformes n’assurent aucun suivi de la mission ou commercial avec le client. Comme sur Amazone, méfiez-vous des avis souvent non vérifiés.

N’hésitez pas à organiser des entretiens avec plusieurs candidats afin de mieux cerner leurs compétences et leur personnalité. Vous pourrez ainsi choisir l’acheteur qui correspondra le mieux à vos attentes et à la culture de votre entreprise. Prenez le temps d’étudier les profils et les références des candidats pour vous assurer qu’ils disposent des compétences requises pour mener à bien votre mission.

Intégrer l’acheteur freelance à votre équipe

Bien que l’acheteur freelance soit externe à votre entreprise, il est important de l’intégrer pleinement à votre équipe. Fournissez lui également toutes les informations nécessaires à la réalisation de sa mission. N’hésitez pas à organiser des réunions régulières pour faire le point sur l’avancement du projet. Ces réunions favoriseront les échanges avec les autres membres de l’équipe. Bien qu’il n’y ai pas de lien de subordination entre vous et le freelance, gardez un management opérationnel classique.

L’intégration de l’acheteur freelance passe également par une bonne communication autour de son rôle et de ses missions au sein de l’entreprise. Veillez à informer l’ensemble des collaborateurs concernés par la mission de l’arrivée de l’acheteur et des objectifs qui lui sont fixés. Ainsi vous réduirez le risque de frustration de certains collaborateurs qui pourraient se montrer méfiant. Ce sentiment n’est pour autant pas fondé. En effet le consultant n’a pas vocation à être en concurrence pour une évolution interne. Par conséquent, sa bonne intégration au sein de l’équipe permettra d’en tirer le meilleur profit.

Évaluer les résultats obtenus

À l’issue de la mission, prenez le temps d’évaluer les résultats obtenus par l’acheteur freelance. Mesurez également l’impact de son intervention sur votre stratégie. Cette étape vous permettra d’identifier les points forts et les axes d’amélioration pour vos futures collaborations avec des professionnels indépendants.

Sollicitez le feedback de l’acheteur freelance sur son expérience au sein de votre entreprise. Mais également sur les éventuelles pistes d’amélioration qu’il peut vous suggérer. Son œil extérieur pourra vous aider à prendre du recul sur des sujets complexes.

En conclusion, faire appel à un acheteur freelance représente une solution flexible et adaptable aux besoins des entreprises en matière d’achats. Grâce à leur expertise pointue et leur capacité à intervenir rapidement sur des missions variées, les freelances peuvent apporter une réelle valeur ajoutée à votre stratégie. En intégrant efficacement ces professionnels indépendants à votre équipe et en définissant clairement le cadre de leur mission, vous pourrez optimiser vos coûts et gagner en efficacité dans la gestion de vos achats.

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