Le cahier des charges achat (également appelé « CDC ») est un outil indispensable lorsqu’il s’agit de fixer les exigences autour d’un produit, d’un service ou d’un projet. Il permet de cerner les besoins, les objectifs, les délais, la qualité ou encore le budget prévisionnel d’un programme à réaliser. Base de travail de tout appel d’offres des marchés publics, c’est le chef de projet qui a pour tâche de rédiger le cahier des charges, en collaboration avec d’autres services de l’entreprise comme les achats ou le service qualité. Mais il arrive aussi que ce document puisse être élaboré par un prestataire externe.
Les fonctions d’un cahier des charges achat
Un bon cahier des charges doit remplir plusieurs fonctions indispensables :
- définir les objectifs du projet en question ;
- dénombrer les priorités (voire, de les hiérarchiser) ;
- il aide ses interlocuteurs (acheteur/fournisseur) à borner le niveau de qualité attendu ;
- estimer les budgets et les délais mobilisables, pour réaliser le projet de manière convenable ;
- établir un plan de charge (PDC), pour piloter au mieux la gestion des ressources.
On distingue également deux types de cahier des charges :
Le cahier des charges fonctionnel
Il a pour fonction de cerner les limites d’un projet. Le cahier des charges fonctionnel permet notamment de définir les besoins auquel le produit lancé devra répondre. C’est précisément ce bilan qui servira de base au cahier des charges techniques.
Le cahier des charges techniques
Celui-ci a pour but de traduire les besoins fonctionnels d’un projet en des exigences techniques. le cahier des charges techniques est donc indispensable aux hommes de terrain qui doivent matérialiser les spécifications techniques, tout en s’adaptant aux différentes contraintes.
En gardant toutes ces informations en tête, il reste cependant nécessaire de savoir quelle méthode appliquer pour rédiger un cahier des charges vraiment efficace. Ce document, composé de plusieurs parties, doit rester synthétique et lisible par tous. Dans le cas contraire, il deviendrait évidemment inutile.
Qu’il s’agisse des achats d’une entreprise (on rédige alors un cahier des charges achat), ou d’un tout autre domaine, il y a ainsi des éléments fondamentaux à respecter.
Mais comment faire un cahier des charges ? De manière amusante, nous vous présentons donc une sorte de cahier des charges… du parfait cahier des charges. En voici quelques étapes.
1 – Présenter le projet
C’est bien connu : il faut toujours soigner l’introduction. Un cahier des charges achat ne déroge pas à la règle. Pour décrire au mieux un projet, il faut notamment que :
- Je présente l’entreprise à l’initiative du CDC : de cette manière, les lecteurs savent à qui ils ont affaire. Je réponds à la question « Qui ? » ;
- J’explique ma démarche : pour bien communiquer mes motivations aux lecteurs. On retrouve ici le contexte du projet. Je réponds à la question « Pourquoi ? » ;
- J’expose le sujet relatif à ce CDC : cela peut être un produit, un service ou un projet. Je réponds à la question « Quoi ? » ;
- Je précise mes objectifs : en exposant notamment le périmètre du projet, la problématique d’origine et la cible que l’on souhaite toucher. Dans ce cadre, la méthode SMART peut notamment être utilisée. Je réponds à la question « Comment ? » ;
- Je peux mentionner un historique : si ce projet s’inscrit dans un contexte plus large, dans la continuité d’opérations précédentes.
Ce travail est particulièrement important si vous réalisez ce CDC dans le cadre d’un appel d’offres ou si vos interlocuteurs ne connaissent pas votre société.
2 – Dévoiler les besoins et les contraintes techniques du projet
Cette partie de votre cahier des charges achat a pour but de traiter, avec exhaustivité, les besoins qui motivent votre projet. Ladite section doit donc faire état des contraintes techniques, des normes, du périmètre du projet, des différents intervenants ainsi que du processus en marche.
Selon le domaine de travail, d’autres éléments peuvent également être mentionnés (la charte graphique pour un projet informatique, par exemple). Les valeurs de l’entreprise peuvent aussi être précisées dans cette partie, si elles n’ont pas largement été traitées dans la partie précédente.
À l’heure des préoccupations environnementales, des considérations écologiques sont susceptibles d’être étayées dans une section spécifique. Vous pouvez par exemple exiger qu’une analyse du cycle de vie du produit ou service soit réalisée.
3 – Les prestations demandées
Dans cette section, le rédacteur s’occupe de préciser les résultats qu’il attend pour le projet qu’il a en charge. Sont donc mentionnées : les prestations, ou les produits – lorsqu’il s’agit d’un cahier des charges achat.
Toutes les exigences sont clairement mentionnées, puisque leur respect conditionne l’acceptation des deals à venir. Il est important de ne pas sous-estimer la partie traitant des exigences qualités. En effet, vous devez être précis dans ce que vous attendez pour ne pas avoir de mauvaises surprises. Vous préciserez ici votre définition d’un produit ou service acceptable et, le cas échéant, d’une non-conformité.
La liste des non-qualités envisagées devra être la plus détaillée possible pour ne pas créer d’ambiguïté par la suite. Bien que cela ne soit pas souhaité, il y aura très certainement des insatisfactions de votre part au cours de la vie du produit, du service ou du projet. Bien cadrer les aspects qualités rend plus simple la résolution du litige et sa prise en charge financière. Dans le cadre d’un produit, ces spécifications peuvent être précisées dans un document annexé au CDC : la fiche technique.
Pour que cette étape soit la plus efficace possible, le commanditaire d’un projet peut même prendre les devants. La recherche de fournisseurs peut, par exemple, être faite de manière active. Vous pouvez les identifier au moyen d’enquêtes de marché, d’un sourcing local et de diverses analyses comparatives de la concurrence. Ce travail va vous faire gagner un temps précieux, donc de l’argent.
4 – Les moyens budgétaires
On ne fait jamais rien sans rien. Si votre projet dispose d’un budget qui lui est propre, celui-ci doit figurer dans le cahier des charges achat. En effet, faire une estimation du budget global permet aux éventuels prestataires de réaliser leurs propres devis en tenant compte de cet objectif. Pour ne pas vous fermer des portes, il est d’ailleurs déconseillé de sous-estimer l’enveloppe budgétaire communiquée dans ledit document.
Préciser ce budget est encore un moyen de gagner du temps. Vous orientez ainsi vos fournisseurs et évitez un temps d’analyse sur des offres contre-productives.
5 – Les délais
Un cahier des charges achat doit faire la mention de manière précise de l’échéancier du projet qu’il présente. Les différentes dates butoir doivent notamment être communiquées, noir sur blanc. De ce fait, leur choix ne peut être laissé au hasard : des délais irréalistes accouchent très souvent de résultats bâclés.
Dans le cadre d’un CDC destiné à un produit, vous devez préciser le délai de livraison et les pénalités de retard associées.
6 – Transmission, négociation et suivi
Ces étapes sont, à proprement parler, postérieures à la réalisation d’un cahier des charges achat. Elles n’en demeurent pas moins cruciales pour qu’un accord puisse se conclure avec des fournisseurs.
Dans un premier temps, le CDC est envoyé aux fournisseurs potentiels. Cela leur permettra éventuellement de commenter vos exigences et de construite une proposition chiffrée et adaptée.
Le commanditaire peut ainsi procéder à l’évaluation des offres reçues en utilisant des critères objectifs (comme le rapport qualité-prix) pour sélectionner le meilleur partenaire possible. L’analyse se basera sur une notation des différents critères (RSE, prix, risque, etc) et proratisés selon leur importance.
La négociation des achats entre les parties découle directement de cette étape. Au terme de ce processus, un accord peut directement être conclu. Mais le dialogue ne s’arrête pas là : la collaboration ne fait que commencer. Le suivi et l’évaluation constante des performances du fournisseur font alors leur entrée en scène. En effet, pour qu’un partenariat soit fructueux, il est nécessaire de constamment évaluer la qualité des produits et services achetés. Assurez-vous régulièrement de leur conformité aux exigences dictées par le cahier des charges achat.
En conclusion, un bon cahier des charges achats est la pierre angulaire de collaborations fructueuses avec des fournisseurs. Pour l’épanouissement de votre entreprise, il ne vous reste plus donc qu’à suivre les étapes mentionnées ci-dessus et ainsi élaborer un CDC aussi complet qu’efficace.
Vous pouvez aussi solliciter un cabinet de conseil en achats, comme Buying & Solutions, pour vous aider dans la rédaction du cahier des charges. Nos consultants en achats peuvent vous aider : Parlons de vos enjeux.
