L‘optimisation des coûts fait partie intégrante d’une gestion intelligente des achats en entreprise (un domaine dans lequel chaque sou compte). Dans cette optique, la négociation des achats est l’un des leviers majeurs qui vient en aide aux acheteurs.
Cependant, d’autres approches complémentaires sont également d’un grand secours. Nous verrons quelles étapes clés permettrons à la fonction achat d’aboutir à une négociation réussie.
Planification des achats
Le premier levier d’une optimisation des achats réussie est la planification.
Celle-ci s’accompagne notamment d’une communication transparente vis-à-vis des fournisseurs. Grâce à une meilleure visibilité sur les opérations commerciales, ces derniers peuvent alors anticiper le processus de production.
In fine, cela peut permettre d’opérer des économies d’échelle et/ou de grouper des commandes (augmentant, du même coup, les volumes achetés). Afin de faire davantage d’économies et d’optimiser vos achats, vous pouvez faire appel à un consultant en achats. Ce dernier vous accompagnera également dans la phase de négociation achats.
La négociation achats
La négociation achats est un instrument essentiel pour optimiser les coûts de fonctionnement d’une entreprise. Celle-ci ne se limite pas à un simple dialogue, mais comprend – bien plus largement – un « plan d’attaque » qui se base sur des objectifs clairement définis en amont.
Pour bien préparer une négociation, il faut notamment identifier les différentes thématiques à aborder. Les objectifs de prix, les services associés, la primauté de l’accès à l’innovation mais aussi les questions logistique. Préparez des arguments qui feront mouche et anticipez les compromis que vous êtes près à faire.
Appuyez vous sur des faits probants, tout en laissant – en revanche – quelques portes de sortie pour votre interlocuteur (des concessions bien pensées font partie intégrante d’un processus de négociation achat rondement mené).
Vous pensez ne pas savoir négocier ? Le spécialiste Ed Brodow vous livre une méthodologie plutôt complète dans son ouvrage Negotiation Boot Camp : How to resolve conflict, satisfy customers and make better deals.
Les dix points clés de la négociation
1 – « Ne pas avoir peur de demander ce que l’on veut » : les bons négociateurs savent clairement communiquer leurs attentes (tout en gardant une pointe de réalisme) ;
2 – « Savoir écouter » : Un négociateur avisé sait écouter son interlocuteur, pour comprendre sa logique et trouver des solutions gagnantes ;
3 – « Anticiper » : une bonne négociation des achats se prépare ; elle se base notamment sur la récolte d’informations pertinentes ;
4 – « Être toujours prêt à s’en aller » : savoir dire non fait partie intégrante du panel d’un bon négociateur ; il s’agit même d’un excellent moyen de pression ;
5 – « Prendre son temps » : les meilleures affaires sont parfois celles que l’on laisse patiemment mijoter ;
6 – « Avoir de hautes attentes » : mieux vaut viser la Lune, pour atterrir dans les étoiles – comme le dit l’adage ;
7 – « Oublier la pression ressentie pour se focaliser sur celle de l’autre » : changer la focale aide à mettre les choses en perspective ;
8 – « Être empathique » : comprendre son interlocuteur aide à la conclusion d’un accord ;
9 – « Ne jamais rien donner sans gagner quelque chose en retour » : la réciprocité est l’une des clés d’une négociation achats réussie ;
10 – « Toujours rester professionnel » : un bon négociateur ne se laisse pas distraire et garde toujours en tête ses objectifs. Particulièrement lors d’une négociation avec un fournisseur volontairement « bavard » et « sympatique ». Amadouer l’acheteur peut faire partie des techniques de négociation employées par un commercial, à votre défaveur.
Avec de telles cordes à son arc, un négociateur même débutant peut parer à toute éventualité.
La réduction du panel fournisseur
Limiter le nombre de fournisseurs équivaut, in fine, à faire des économies.
Cela s’explique assez facilement : en agissant de la sorte, une entreprise favorise la massification des flux d’échanges – via une logistique optimisée. Qu’il s’agisse du transport groupé des marchandises, de la gestion des commandes, du suivi qualité côté fournisseur, ou des divers audits à réaliser, vous massifierez vos dépenses.
Mécaniquement, comme le prévoit Oliver Williamson dans ses travaux, les coûts de transaction (que l’on qualifie de « coûts cachés ») baissent ; de même que le nombre de factures émises. Voila une chance d’obtenir une amélioration économique sans negociation achat particulière.
De plus, via le choix de privilégier quelques relations acheteur-fournisseurs triées sur le volet, c’est tout le processus d’achat qui se perfectionne avec le temps (et les automatismes acquis). Ce sera également le moment de vérifier les critères RSE de vos fournisseurs afin qu’ils soient en accord avec vos valeurs.
Pour parvenir à un tel résultat, plusieurs méthodes semblent adéquates.
Le resourcing, par exemple, permet de remplacer les fournisseurs usuels par un fournisseur plus important.
Ce processus de réaffectation est toutefois fastidieux, puisqu’il oblige à repenser toute la chaîne d’approvisionnement.
La globalisation des achats
Faire appel à un unique fournisseur pour toutes vos commandes est un excellent levier pour l’optimisation des coûts d’une entreprise.
Mieux encore : en groupant des besoins identiques, un acheteur (ou un groupe de plusieurs acheteurs) a plus d’arguments à faire valoir dans le cadre d’une négociation achats. Ainsi vous avez plus de chances d’obtenir une baisse des prix des produits ou services que vous achetez. C’est un formidable levier de négociation.
Pour ce faire, les principales actions à mettre en place sont connues.
Il est notamment conseillé d’identifier les synergies possibles, de fédérer les cahiers des charges ou encore de limiter les particularités de votre offre. Votre objectif est donc de standardiser votre besoin pour simplifier cet achats. Une solution mutuellement gagnante.
En devenant un client plus important aux yeux de son fournisseur, une entreprise est évidemment susceptible de bien mieux défendre ses intérêts.
La standardisation des références
Avoir une offre variée peut apporter de multiples avantages.
Dans le cadre d’une optimisation des coûts, cependant, une standardisation des références est bien plus appropriée. Il y a ainsi moins de particularités à prendre en compte. Cela laisse moins de marge de manoeuvre au fournisseur et vous permettra de négocier efficacement.
Réduire leur nombre est également l’idéal pour une autre optimisation des achats : celle de l’espace de stockage.
Les passations de commande, l’usage de R&D, le suivi qualité, ainsi que les processus d’audit s’effectuent – quant à eux – de manière bien plus fluide (puisque les produits sont sensiblement identiques).
Sur le plan strictement budgétaire, une telle standardisation aide également à réduire les coûts de transaction.
Le partenariat
Last but not least : le partenariat est même – sans doute – le nec plus ultra pour optimiser les coûts d’une entreprise.
Dans le contexte des achats modernes, un acheteur se doit effectivement d’adopter une posture en business partner de son/ses fournisseur(s).
La mise en place d’un partenariat gagnant-gagnant (en conclusion d’une sévère sélection de fournisseurs) permet d’installer un climat de confiance, mais aussi de transparence – ce qui apporte des avantages concrets, sur le plan du business.
Parmi les fruits récoltés se trouvent la sécurisation des approvisionnements, l’adoption de prix plus stables, ainsi qu’une meilleure captation d’innovation (via, notamment, la co-conception).
Cette approche tire pleinement parti des leviers présentés en amont.
Dans une telle logique, l’acheteur (ou plutôt, le « business partner ») négocie des prix à son avantage tout en devenant un client aussi fidèle que rentable pour le fournisseur.
La négociation des achats devient donc un levier vertueux pour les deux acteurs.
En conclusion, la négociation achats ne peut pleinement s’épanouir que dans une stratégie globale qui comprend plusieurs leviers d’influence. En avançant ses pions de manière intelligente, une entreprise peut ainsi gagner du poids face à son fournisseur. C’est précisément de cette manière qu’elle parvient à défendre ses intérêts – sans pour autant nuire à son partenaire.
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