Dans le monde des affaires en constante évolution, la gestion des achats est un élément essentiel de toute entreprise. Avec la montée en puissance des systèmes d’information (SI) dédiés aux achats, il est crucial de choisir les bons outils pour optimiser vos processus et maximiser l’efficacité de votre stratégie d’approvisionnement. Dans cet article, nous explorerons les outils indispensables pour votre SI Achat afin de vous aider à rester compétitif sur le marché.
Qu’est-ce qu’un SI Achat ?
Le système d’information achat (SI achat) est un outil essentiel pour les entreprises qui souhaitent optimiser leurs processus d’achat et gagner en performance. C’est un ensemble de technologies et de processus utilisés par une entreprise pour gérer l’ensemble de son processus d’achat, depuis l’identification des besoins en approvisionnement jusqu’au règlement des fournisseurs. Ce système vise à rationaliser et à automatiser les processus d’achat afin d’optimiser les performances de l’entreprise en termes de coûts, de qualité et de délais.
Un seul et même outil peut répondre à l’ensemble des composantes d’un SI achat. Néanmoins un logiciel trop « généraliste » peut ne pas répondre pleinement à vos attentes.
Il existe de nombreux outils sur le marché qui peuvent vous aider à mettre en place un SI achat efficace. Certains associent également Intelligence Artificielle (IA) et achats. Voici quelques-uns des types d’outils les plus populaires..
Logiciels de gestion des fournisseurs
La première étape pour optimiser votre SI Achat est de choisir un logiciel de gestion des fournisseurs fiable. On parle aussi de SRM, qui est le pendant achat du CRM commercial.
Ces outils vous permettent de centraliser toutes les informations relatives à vos fournisseurs. On y retrouve notamment les contrats, les performances passées et les évaluations de risques. En ayant une vue d’ensemble de vos relations fournisseurs, vous pouvez prendre des décisions plus éclairées et identifier les opportunités d’optimisation. Vos équipe gagneront également en efficacité lors de leur négociation achats.
Avec la montée en puissance de l’importance des critères RSE des fournisseurs, certains logiciels sont apparus ces dernières années. Bien que différentes d’un SRM, des solutions de gestion et d’évaluation des enjeux RSE des fournisseurs existent, comme Ecovadis.
Plateformes de e-procurement
Les plateformes de e-procurement simplifient le processus d’achat. Elles permettent d’automatiser les tâches telles que le sourcing fournisseur, la passation de commandes, et la gestion des approbations. En intégrant ces plateformes à votre SI Achat, vous pouvez rationaliser vos processus d’approvisionnement, réduire les erreurs et les coûts administratifs. Le tout en garantissant la conformité aux politiques internes et aux réglementations externes.
Particulièrement utile pour faire un appel d’offres, une plateformes de e-procurement vous permet également de gérer simplement les demandes de devis.
Logiciel de gestion des factures fournisseurs intégré au SI Achat
Il existe de nombreux outils de gestion de facture sur le marché. Le choix d’un outil dépendra des besoins spécifiques de votre entreprise. Voici quelques facteurs à prendre en compte :
- Le volume de factures que vous traitez
- Le budget dont vous disposez
- Les fonctionnalités dont vous avez besoin
- La facilité d’utilisation du système
Grace à cet outil, les informations essentielles des factures sont capturées avec précision, et les workflows de validation sont automatisés. Cela permettra un travail collaboratif entre vos acheteurs et le service comptable de l’entreprise.
En permettant la dématérialisation des factures fournisseurs, ce logiciel vous permettra une gestion simplifiée des factures fournisseurs. Un outil particulièrement appréciable quand le volume de factures est important et que les écarts de prix sont nombreux.
Outils d’analyse des données
L’analyse des données joue un rôle de plus en plus important dans la prise de décision stratégique. En intégrant des outils d’analyse des données à votre SI Achat, vous pouvez extraire des insights précieux à partir de vos données d’achat. Cela vous permet de détecter les tendances, d’identifier les opportunités d’économies, et d’optimiser vos processus d’approvisionnement en fonction des données réelles.
Cet outil vous aidera également à cartographier vos dépenses et à mieux répartir les périmètres achats de vos collaborateurs. Certains outils permettent également de suivre les données économiques et environnemental. Cette particularité peut être un vrai atout pour suivre et réduire les émissions de GES de l’entreprise.
Ce type de logiciel est une aide précieuse pour toute direction qui souhaite accéder à des informations essentielles pour la mise en place d’une stratégie achat efficace.
Comment mettre en place un SI achat pertinent ?
La mise en place d’un SI achat est un projet complexe qui nécessite une planification rigoureuse. Voici quelques étapes clés à suivre :
Définir vos objectifs. Que ce soit pour gagner du temps ou pour améliorer le suivi des dossiers en cours, prenez le temps de bien identifier les besoins de votre équipe.
Choisir les bons outils. Un outil peut répondre à plusieurs de vos besoins et inversement votre besoin peut être plus poussé que ce qu’un outil trop généraliste permet. Le choix des outils dépendra des besoins spécifiques de votre entreprise. Il est important de prendre en compte la taille de votre entreprise, votre secteur d’activité et votre budget.
Mettre en place les outils. Une fois les logiciels choisis, il faut les implémenter. Un consultant peut vous y aider.
Former les utilisateurs. Bien souvent le parent pauvre de la gestion de projet. La formation des utilisateurs ne doit pas être sous-estimée. Intégrez également ce centre de coût dans votre budget.
Suivre les performances. N’oubliez pas que la solution SaaS n’est pas une fin en soi. Prévoyez un point annuel avec le conseillé technique de chaque outil pour faire remonter vos besoins en amélioration techniques.
Prêt pour la transformation de vôtre SI Achat ?
En investissant dans les bons outils pour votre SI Achat, vous pouvez améliorer considérablement l’efficacité et la rentabilité de votre processus d’approvisionnement. Des logiciels de gestion des fournisseurs aux solutions d’analyse des données, chaque outil joue un rôle crucial dans la transformation numérique de votre fonction achats.
En adoptant une approche proactive et en restant à l’affût des dernières innovations technologiques, vous pouvez rester compétitif sur le marché et atteindre vos objectifs commerciaux avec succès ! Vous souhaitez être accompagné pour déployer un SI achat ou moderniser vos process ? Pour en savoir plus sur notre accompagnement, contactez Buying and Solutions, votre cabinet de conseil en achats
