5 bonnes pratiques à respecter pour faire un appel d’offres

Un appel d’offres est une pratique bien connue de ceux qui travaillent dans les marchés publics. 

Il s’agit d’une procédure qui met en concurrence plusieurs prestataires souhaitant fournir une prestation, un produit ou un service à un organisme particulier. 

Un appel d’offres mené dans les règles de l’art, se fait sur la base d’un cahier des charges commun, que l’on nomme habituellement « CDC » en français ; ou « RFP » en anglais, pour « Request For Proposal »). 

Très prisé dans les marchés publics, les appels d’offres peuvent également concerner les entreprises privées qu’il s’agisse de grands groupes ou de PME. 

Dans tous les cas, pour trouver le meilleur prestataire possible, tous ces acteurs ont intérêt à faire un appel d’offres qui respecte toutes les bonnes pratiques du métier. 

En voici, justement, quelques-unes. 

 

1. Présenter l’entreprise 

 La méthodologie pour faire un appel d’offres ne laisse pas beaucoup de place à l’improvisation. Le document de base doit, en premier lieu, être un support parfaitement clair et facile à lire pour tous les candidats. Pour ce faire, le premier point à respecter concerne tout simplement la présentation de l’entreprise. Plusieurs informations clés doivent figurer sur ledit document :

  • Un organigramme : même en étant non exhaustif, celui-ci doit mentionner les moyens de contact des collaborateurs impliqués -afin que les prestataires intéressés puissent facilement identifier et joindre leurs interlocuteurs ;
  • Les domaines d’activité : cette précision permet aux prestataires de mieux visualiser l’environnement concurrentiel de l’entreprise qui émet l’appel d’offres ;
  • Les moyens techniques et humains : de telles informations permettent aux prestataires de connaître un peu mieux les moyens financiers et concernant les effectifs humains dont disposent l’entreprise émettrice ;
  • Les réalisations : il s’agit d’un élément qui permet à l’entreprise de se crédibiliser, afin de conclure un deal avec le meilleur prestataire possible. 

 

2. Circonscrire la problématique

Faire un appel d’offres intelligible passe forcément par quelques explications. Et pour cause : le soumissionnaire ne faisant pas partie de l’entreprise en demande de services, il n’a logiquement aucune connaissance du contexte qui entoure l’offre. Pour remédier à cela, il est donc conseillé de dresser un portrait aussi fidèle que détaillé de la situation globale qui précède l’appel d’offres. 

Ainsi, une problématique clairement exposée peut notamment inclure :

  • L’objectif qui sert de base au projet : pour que le soumissionnaire ait une vision claire des motivations de son interlocuteur.
  • Les raisons qui ont motivé l’appel d’offres : celles-ci peuvent aider le soumissionnaire à connaître les préférences organisationnelles de l’entreprise en recherche de services. 

 

3. Rédiger le cahier des charges

 Le cahier des charges est le cœur d’un appel d’offres. Ce document est à la fois nécessaire pour le commanditaire et pour les soumissionnaires. Il récapitule notamment :

  • Les besoins de l’entreprise : qu’il s’agisse des caractéristiques, du volume ou des fonctionnalités demandées, tous les détails sont communiqués aux prestataires  pour qu’il puisse faire une étude de la faisabilité dudit projet.
  • Les contraintes : dans la même logique, le commanditaire liste les obstacles potentiels au bon déroulement de son projet. 
  • Le budget : une fourchette budgétaire figure dans le cahier des charges. Il s’agit, évidemment, d’une information cruciale pour les soumissionnaires. 

S’il est nécessaire de communiquer sur son projet, il reste cependant conseillé de ne pas abuser des détails. En effet, si la demande est trop étayée, elle risque de brider la créativité des soumissionnaires. Pour éviter cet écueil, le commanditaire doit donc laisser une marge d’indépendance suffisante aux prestataires pour qu’ils puissent s’impliquer pleinement dans le projet. 

 

4. Décrire le déroulement de l’appel d’offres 

 Pour plus de clarté, l’entreprise qui compte faire un appel d’offres doit décrire le cadre qui régit l’ensemble du processus, ce dernier comprend les éléments suivants :

  • Les critères de sélection : de manière explicite, le commanditaire fait là le portrait du soumissionnaire idéal ;
  • Les modalités de candidature : il s’agit des « règles du jeu » du processus de recrutement. Avec ces informations, les soumissionnaires savent à quoi s’en tenir ;
  • Les conditions générales d’achat : ici, toutes les clauses spécifiques (clause de confidentialité, clause d’exclusivité, autres) sont clairement mentionnées ;
  • L’échéancier : le commanditaire précise le calendrier (la date limite de candidature, le délai de prise de décision, la durée du projet, etc.).

Cette démarche permet d’assurer la transparence nécessaire à la conformité réglementaire des réponses formulées à l’appel d’offres. 

 

5. Diffuser l’appel d’offres 

 Une fois que l’appel d’offres est rédigé, il ne reste plus qu’à le rendre public. L’entreprise commanditaire envoie le document à une liste de fournisseurs présélectionnés.  En se basant sur un cahier des charges commun, ces derniers renvoient une proposition commerciale et technique conforme aux demandes formulées. 

Garder une communication franche avec ses interlocuteurs, durant tout le processus, est quelque chose d’incontournable pour que la démarche de l’appel d’offres puisse porter ses fruits. 

Une fois les soumissions faites, le commanditaire n’a plus qu’à les évaluer en faisant usage de critères objectifs comme le rapport qualité-prix, ou celui du respect des délais. 

 

Faire un appel d’offres est un travail plutôt minutieux, mais qui n’est pas dénué d’avantages. En suivant toutes ces directives, une entreprise peut facilement économiser du temps. Professionnels des achats, pour gagner en efficacité, il ne vous reste plus qu’à faire un appel d’offres dans les règles de l’art. Buying & Solutions vous accompagnent pour réaliser cette démarche dans les règles de l’art.

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