Construire une stratégie d’achat optimale pour maîtriser ses coûts

Dans un contexte économique de plus en plus concurrentiel et incertain, la maîtrise des coûts est devenue un enjeu majeur pour les entreprises. Pour cela, il est essentiel de mettre en place une stratégie d’achat optimale permettant de réaliser des économies tout en garantissant la qualité et la pérennité des approvisionnements. Cet article vous propose de découvrir les différentes étapes clés pour construire une telle stratégie et optimiser vos dépenses. Vous serez ainsi en mesure de relever les défis auxquels vous êtes confrontés et de vous adapter aux évolutions du marché. Construire une telle stratégie peut se faire en interne ou par le biais d’un consultant en achats.

Analyser ses besoins et définir les priorités

Pour élaborer une stratégie d’achat optimale efficace et maîtriser les coûts de votre entreprise, il est primordial de commencer par analyser vos besoins et définir vos priorités. Cela vous permettra de vous concentrer sur les aspects les plus cruciaux de votre processus d’achat et d’optimiser vos ressources.

Identifier clairement ses besoins en termes de produits et de services 

Pour ce faire, réalisez un inventaire complet de vos achats actuels et futurs, en prenant en compte la nature, la quantité et la fréquence de ces derniers. Cette analyse vous aidera à déterminer les éléments indispensables à votre entreprise et ceux qui peuvent être éliminés ou réduits. 

Définir ses priorités pour une stratégie d’achat optimale

Celles-ci peuvent être basées sur différents critères, tels que le coût, la qualité ou la rapidité de livraison. Classez vos besoins en fonction de leur importance pour votre entreprise et de leur impact sur votre budget. Concentrez-vous dans un premier temps sur les éléments les plus coûteux ou les plus critiques pour votre activité, car ce sont ceux qui offrent le plus grand potentiel d’économies et d’amélioration. Vous pourrez ainsi établir une liste de priorités claire et cohérente, qui servira de base à votre stratégie achat. Dans un second temps, vous pourrez vous concentrer sur les achats de plus faible volume ou moins coûteux. Ces derniers étant généralement moins surveillés, il y a souvent de nombreux leviers d’optimisation à activer.

Prendre en compte les facteurs externes 

Les évolutions du marché, les fluctuations des prix ou les nouvelles réglementations peuvent en effet avoir un impact significatif sur votre stratégie achat. Restez informés de ces changements et adaptez votre stratégie en conséquence pour garantir la maîtrise de vos coûts et la compétitivité de votre entreprise.

Choisir les fournisseurs selon des critères précis

Une stratégie d’achat optimale repose sur le choix des bons fournisseurs. Il est crucial de déterminer les critères qui vous permettront de sélectionner les partenaires les plus adaptés à vos besoins et à votre organisation. Pour cela, vous devez suivre certaines étapes : 

  • prendre en compte la qualité des produits ou services proposés par les fournisseurs : n’hésitez pas à demander des échantillons ou à consulter les avis de clients pour évaluer la qualité offerte par chaque fournisseur.
  • comparer les offres de plusieurs fournisseurs et négocier les tarifs de vos achats pour obtenir les meilleures conditions possibles. 
  • faire attention aux qualités professionnelles des fournisseurs : réactivité et flexibilité sont des critères à prendre en compte. 
  • évaluer la fiabilité et la pérennité des fournisseurs : un partenaire solide et stable vous permettra de construire une relation de confiance sur le long terme et de sécuriser vos approvisionnements. 

Centraliser les achats pour réduire les coûts

La centralisation des achats est une approche clé pour optimiser votre stratégie achat et ainsi réduire vos coûts. En regroupant l’ensemble de vos achats auprès d’un nombre réduit de fournisseurs, vous pourrez bénéficier de nombreux avantages, tels que des remises sur volume, une meilleure maîtrise des coûts et un meilleur contrôle de la qualité.

Pour mettre en place cette centralisation, vous devez identifier les produits et services que votre entreprise achète régulièrement. Pour cela, une nomenclature précise de vos achats semble indispensable. Faites ensuite un inventaire des fournisseurs actuels pour chaque catégorie d’achat et évaluez leur performance en termes de prix, qualité et délais de livraison. Ceci vous permettra de sélectionner les fournisseurs les plus performants et de les privilégier dans vos futurs achats. Vous pourrez ainsi obtenir des remises sur volume, des délais de paiement plus longs ou encore des services supplémentaires (livraison gratuite, assistance technique, etc.). N’oubliez pas que la relation avec vos fournisseurs doit être basée sur la confiance et la collaboration. Il est donc important de les impliquer dans votre démarche de centralisation et de leur expliquer les bénéfices qu’ils peuvent en tirer.

Une fois cette étape réalisée, il est nécessaire de mettre en place des processus internes pour faciliter la centralisation des achats. Vous pourriez par exemple créer un catalogue de produits et services approuvés, accessible à l’ensemble des parties prenantes internes, ou mettre en place un système de validation des commandes auprès d’un assistant achats. Ces mesures permettront de garantir que les achats sont effectués auprès des fournisseurs sélectionnés et de limiter les achats non planifiés.

Suivre l’évolution des prix et des marchés

Il est important de rester informés sur les actualités économiques et financières, tant au niveau local qu’international. Les variations du marché et les fluctuations des prix sont souvent influencées par des facteurs externes, tels que les politiques gouvernementales, le dérèglement climatique, les régulations, les crises géopolitiques ou les catastrophes naturelles. En étant à jour sur ces événements, vous serez en mesure d’ajuster votre stratégie achat en conséquence et de mieux anticiper les changements à venir.

Il est également judicieux de surveiller les indices de prix et les indicateurs économiques spécifiques à votre secteur d’activité. Ces données chiffrées vous donneront une vision plus précise de l’évolution des coûts et des tendances du marché. Vous pourrez ainsi adapter votre stratégie achat en fonction de ces informations et optimiser vos dépenses.

Évaluer et ajuster régulièrement la stratégie

Les indicateurs de performance clés (KPI)

Pour évaluer et ajuster votre stratégie achat, commencez par définir des indicateurs de performance clés (KPI) qui vous permettront de mesurer l’efficacité de vos actions. Ces indicateurs peuvent inclure des éléments tels que le taux de réalisation des économies, la qualité des produits ou services achetés, le niveau d’innovation de vos fournisseurs ou encore la satisfaction de vos clients internes. Veillez à choisir des KPI pertinents qui reflètent réellement l’impact de votre stratégie sur l’ensemble de votre organisation. N’oubliez pas d’inclure les aspects environnementaux dans vos KPI (empreinte eau, émission de gaz à effet de serre, etc) !

Les retours d’expérience

Pensez à recueillir les retours d’expérience de vos équipes et de vos partenaires. Leurs avis et suggestions peuvent vous apporter un éclairage précieux sur les aspects à améliorer et les opportunités à saisir. La communication et la collaboration sont des éléments clés pour une stratégie achat réussie. Nous vous conseillons de faire a minima une revue annuelle de vos fournisseurs en intégrant les différents clients internes afin de consolider les expériences de chacun vis à vis de votre panel fournisseurs.

Les tendances et des évolutions du marché

Participez à des événements professionnels, échangez avec vos pairs et consultez des sources d’information fiables pour vous tenir au courant des dernières innovations et des meilleures pratiques en matière d’achat. Cette veille vous permettra d’anticiper les changements et d’adapter votre stratégie en conséquence, garantissant ainsi une maîtrise optimale de vos coûts.

La mise en place d’une stratégie d’achat optimale est essentielle pour maîtriser vos coûts et améliorer la compétitivité de votre entreprise. Pour ce faire, il est crucial de bien définir vos objectifs et de faire appel à des professionnels à même de vous accompagner. Buying & Solutions, cabinet de consulting et conseils en achat, vous propose des solutions viables et sur-mesure pour répondre aux problématiques liées à votre service Achats.

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