… Le choix des bons fournisseurs pour votre entreprise a une influence directe sur la santé de votre activité, ainsi que sur votre chiffre d’affaires. C’est pourquoi il est nécessaire d’effectuer la sélection de ces partenaires, avec la plus grande rigueur. Une fois qu’ils ont été choisis, les fournisseurs peuvent – en outre – se conserver sur une longue durée, ce qui est toujours bénéfique pour un business qui se veut pérenne. Ce processus, lorsqu’il est bien structuré, minimise les risques de rupture dans votre chaîne d’approvisionnement et assure une stabilité dans la mise en place de votre stratégie.
Pour trouver les fournisseurs qu’il vous faut, le sourcing s’impose justement comme une solution idéale. Voici donc quelques conseils pour vos achats avisés pour vous permettre de faire un sourcing fournisseur efficace.
1. Première étape du sourcing de fournisseur : définir ses besoins
La première étape d’un bon sourcing fournisseur est celle qui consiste à définir les besoins de votre entreprise. Ce sont précisément ces derniers qui vous aident à constituer une autre liste : celle des critères qui vous aideront à faire vos choix – et même à les classer (selon l’ordre de leur importance relative). En effet, qu’il s’agisse de l’innovation d’un produit, de sa qualité, de son prix ou de la pérennité de la relation client-fournisseur : il y a bien des éléments qui vous semblent plus importants que d’autres. Cette définition des besoins est une étape clé pour anticiper les futurs défis de votre organisation.
Pour pouvoir faire un classement aussi utile qu’efficace, vous pouvez déjà commencer par faire la liste de tous les éléments que vous devez prendre en compte. Avoir un œil sur le sourcing, c’est s’assurer que sa chaîne d’approvisionnement correspond à des normes durables. Pour assurer ce suivi, vous pouvez notamment faire appel à un cabinet de conseil en développement durable ou utiliser une plateforme dédiée à la gestion des achats.
Parmi eux, peuvent notamment être cités :
- L’étendue de la gamme de produits (censée couvrir le plus grand nombre possible de besoins) ;
- La qualité des produits ;
- La réactivité du “service après-vente” en cas de litige ;
- La capacité à répondre à une commande imprévue ;
- La localisation géographique ;
- Les délais de livraison ;
- Les normes environnementales ;
- Les normes sociales, etc.
Cette étape permet également de poser les bases d’une stratégie d’amélioration continue en évaluant le taux de service souhaité.
Après cet exercice, vous pouvez finalement entreprendre la rédaction d’une RFI (« Request For Information ») – un document qui reprend l’ensemble des critères sélectionnés pour vous aider à faire un premier tri parmi vos potentiels partenaires. Vous avez du mal à identifier vos besoins ? Vous pouvez faire appel à une agence de conseil en achats afin d’optimiser vos coûts et vous accompagner dans les missions liées au service des achats. N’oubliez pas de vous renseigner sur les solutions électroniques pour simplifier la gestion de vos factures et canaux d’approvisionnement.
2. Identifier les fournisseurs potentiels
La recherche de fournisseurs pour votre entreprise est une démarche foncièrement active.
Aussi, faire des investigations en ligne ou participer à des salons professionnels entrent parfaitement dans cette logique.
Mais il existe également d’autres méthodes pour étoffer son portefeuille de partenaires :
- Les recommandations faites par des tiers : c’est ce qu’on appelle communément le réseau. Sur internet, par exemple, le réseau social « LinkedIn » fait plutôt bien l’affaire (notamment, pour glaner de précieuses informations informelles sur les forces et les faiblesses de plusieurs acteurs économiques). Sinon, les classiques entretiens entre collègues et/ou partenaires remplissent également cette fonction.
- Les associations professionnelles : si vous souhaitez collaborer avec des fournisseurs qui exercent dans un domaine très précis, vous pouvez aller directement droit au but en vous rapprochant de plusieurs associations professionnelles. Elles s’avèrent très utiles pour récolter facilement de très bons contacts.
- Le sourcing international : cette méthode a de nombreux avantages, parmi lesquels un bien plus large éventail de choix (très utile, pour profiter de prix plus attractifs).
- Les annuaires et répertoires : qu’il s’agisse d’annuaires gratuits ou payants, ces documents offrent une base d’informations très intéressante pour trouver des fournisseurs dans un secteur d’activité bien défini.
En exploitant ces canaux et techniques de prospection, vous optimisez l’identification des fournisseurs susceptibles de répondre à vos besoins.
3. Évaluer la fiabilité des fournisseurs
Après avoir identifié vos fournisseurs potentiels, vous devez également les évaluer et les classer en fonction des critères que vous avez choisis. Parmi ces éléments se trouvent, notamment : la réputation, l’expérience, la performance, etc. Pour ne pas miser sur le mauvais cheval et rendre votre sourcing fournisseur inopérant, il faut cependant que vous obteniez les bonnes informations qui vous manquent.
Pour ce faire, vous pouvez échanger avec d’autres clients des fournisseurs qui vous intéressent. Ainsi, de cette manière, vous pouvez obtenir des informations aussi cruciales que difficiles à obtenir. Une autre bonne pratique est de vérifier la solidité financière de votre fournisseur avant de vous engager, notamment à travers des outils de comptabilité électronique pour sécuriser vos transactions.
Mais l’audit ne s’arrête pas là : si les fournisseurs pressentis ont intégré une fédération professionnelle, par exemple, cela peut vous apporter des informations complémentaires (en plus de vous signifier un gage de sérieux, grâce à l’implication que représente une telle démarche).
Par ailleurs, s’il y a un élément qui peut faire office de feu vert : c’est bien celui des certifications ISO. Prenez donc bien soin de vérifier leur authenticité lorsque vous approchez un fournisseur certifié. Ces normes offrent de véritables garanties en termes de sérieux, de professionnalisme et de respect des procédures. Cela peut être un atout décisif pour instaurer une relation de confiance à long terme.
4. La négociation des termes du contrat
Il y a plusieurs critères clés qui doivent être étudiés lorsque le moment d’une collaboration avec un fournisseur se présente et afin de mieux négocier vos achats en entreprise. Ces critères incluent notamment :
- Le prix ;
- Le rapport qualité-prix ;
- Les conditions de paiement ;
- Les garanties ;
- Les clauses diverses (clauses de responsabilité, exclusivité, etc.) ;
- Le taux de service.
La négociation doit être transparente pour instaurer une relation de confiance dès le départ. Vous pouvez également poser des questions pour anticiper d’éventuels cas de rupture de contrat et demander à inclure des solutions dans le partenariat, comme une mise à disposition de stocks tampons ou des délais de préavis plus longs.
Selon votre secteur, des éléments spécifiques peuvent aussi intégrer cette liste. Par exemple, dans une industrie technologique, les termes concernant l’obsolescence programmée ou les évolutions futures des produits peuvent être abordés. L’objectif est de formaliser ces aspects dans un contrat détaillé, souvent en format PDF, pour assurer une base solide au partenariat.
5. Établir une relation de confiance
Une collaboration fructueuse se base avant tout sur une bonne communication. Cela implique non seulement d’échanger régulièrement avec vos fournisseurs, mais aussi de partager vos prévisions et besoins à venir pour minimiser les incertitudes et ajuster leurs capacités de production.
Le suivi de la performance et la gestion des risques sont également au programme, pour que la relation entreprise-fournisseur puisse s’avérer pérenne. En contrôlant régulièrement les livraisons, la qualité des produits, et en surveillant les KPI prédéfinis (comme le taux de conformité ou les délais de livraison respectés), vous renforcez cette relation dans la durée.
6. Effectuer un suivi des performances
Le suivi qualité est une étape primordiale pour un bon sourcing fournisseur. Il faut s’assurer que le fournisseur que vous avez choisi soit en mesure de satisfaire les besoins de votre entreprise et de respecter ses engagements. Cela passe par une évaluation régulière de ses performances à travers des indicateurs précis tels que :
- Le respect des délais de livraison ;
- La qualité des produits livrés (vérifiée via des contrôles réguliers) ;
- La réactivité face aux imprévus ou aux changements de dernière minute ;
- La capacité à évoluer en fonction de vos besoins futurs.
Si vous commencez à collaborer avec un fournisseur, il est même plutôt avisé de débuter par un test. En contractant une commande sans grand enjeu, vous pouvez notamment vérifier si toutes les conditions du contrat (quantité de produits, délais de livraison) sont respectées. Cela peut également inclure une rencontre physique pour observer leur chaîne de fabrication et obtenir des informations supplémentaires sur leur organisation interne.
Une bonne pratique consiste à intégrer un plan de qualification des fournisseurs au sein de votre entreprise. Ce processus peut inclure des audits réguliers, une analyse détaillée des factures, et des retours des équipes de terrain impliquées dans le partenariat. En cas de non-conformité, des actions correctives doivent être envisagées pour améliorer l’efficacité et maintenir une collaboration saine.
Comment effectuer un sourcing fournisseur efficace ?
Pour garantir un sourcing fournisseur efficace, il est important de structurer un processus de sélection clair et rigoureux. Commencez par définir vos critères de sélection, tels que la qualité des produits, les délais de livraison, la compétitivité des prix, et la capacité d’innovation. L’évaluation des fournisseurs doit inclure une analyse du marché approfondie pour identifier les acteurs les plus adaptés à vos besoins. Cela vous permettra non seulement d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix, mais aussi de construire une relation de confiance durable. Une fois le fournisseur sélectionné, la clé réside dans une gestion de la relation proactive pour optimiser les performances et assurer une collaboration pérenne.
Quels critères pour choisir un fournisseur ?
Le choix d’un fournisseur repose sur des critères de sélection bien définis pour répondre à vos attentes et garantir une collaboration fructueuse. Tout commence par un cahier des charges précis, détaillant vos besoins en termes de capacité de production, de qualité des produits, et des délais de livraison. La localisation géographique peut également jouer un rôle stratégique, notamment pour réduire les coûts logistiques ou répondre à des contraintes écologiques. Le prix de vente est un élément clé, mais il doit être pondéré par une politique de contrôle qualité rigoureuse pour éviter les mauvaises surprises. En combinant ces critères, vous vous assurez de sélectionner un partenaire fiable et adapté à vos objectifs.
Quels sont les enjeux du sourcing fournisseur ?
Le sourcing fournisseur représente un levier stratégique majeur pour toute entreprise, car ses enjeux touchent directement à la performance globale. Un bon sourcing peut offrir un avantage concurrentiel en intégrant des fournisseurs capables de créer de la valeur ajoutée tout en optimisant les coûts. Cependant, il faut également gérer les risques associés, comme une éventuelle dépendance à un fournisseur, qui pourrait fragiliser la pérennité des activités en cas de défaillance. Enfin, un sourcing maîtrisé contribue à améliorer la satisfaction client, en garantissant des produits ou services de qualité, livrés dans les délais, tout en renforçant la compétitivité de l’entreprise.
