« Le temps, c’est de l’argent » : et ce, bien plus encore dans le monde de l’entreprise. Pour faire quelques économies (aussi bien de temps et d’argent), il peut donc être tentant d’externaliser une partie des opérations administratives qui sont liées à vos achats. Dans le cadre d’une optimisation de la gestion des achats d’une entreprise, cette stratégie a même de multiples avantages. Retrouvez les conseils de notre cabinet de consulting en achats.
1. L’optimisation des coûts
Déléguer la gestion des achats de votre entreprise passe par l’appel à un prestataire dédié (parfois nommé CSP, pour « centre de service partagé »).
Dans ce cadre, les frais de fonctionnement et les charges de personnels à régler peuvent être vus à la baisse (surtout si votre partenaire choisit de « lisser » les tarifs, en comptant sur un grand nombre de clients).
Les coûts étant – de cette manière – optimisés, votre entreprise en ressort également gagnante.
2. La flexibilité et la réactivité managériales
Dès le début de votre collaboration, le service de gestion des achats externalisé peut fonctionner au rythme que vous souhaitez avoir.
Sur le plan managérial, les ressources humaines peuvent effectivement être augmentées ou diminuées à votre guise (alors que le recrutement et le remerciement de collaborateurs internes sont des démarches bien moins rapides à concrétiser).
Il s’agit là d’un avantage crucial qui vous permet d’adapter — avec fluidité — la gestion de vos équipes à la conjoncture économique.
3. L’optimisation des services
Recruter une équipe externe spécialisée dans une tâche bien définie (en l’occurrence, celle de la gestion des achats d’entreprise) permet un gain de temps et de qualité considérables.
En étant focalisés sur certaines missions spécifiques, les équipes impliquées gagnent effectivement en rapidité d’exécution et réalisent donc ce qu’elles doivent faire dans des délais bien plus courts que d’ordinaire.
Certaines fois, ce prestataire externe est même rémunéré à la tâche.
Le cas échéant, il est donc dans son intérêt d’optimiser les délais et d’atteindre un résultat final qui a la meilleure qualité possible.
Du côté interne, vos équipes peuvent – quant à elles – se dédier à des tâches qui ont bien plus de valeur ajoutée, pour votre activité.
Une telle organisation managériale vous permet donc d’être doublement rentable, ce qui ne peut être que bénéfique pour vos finances ainsi que pour la qualité du service que vous proposez.
4. Un travail d’experts
Si vous choisissez de faire appel à un service de gestion des achats de votre entreprise à un prestataire externe spécialisé dans le domaine, vous gagnerez grandement en efficacité. Et pour cause : les opérateurs ainsi mis à votre disposition seraient hautement qualifiés pour accomplir la tâche que vous leur confiez. Notre cabinet de consultants en achats peut vous aider à trouver le bon partenaire.
Les processus qu’ils appliquent correspondent même aux meilleurs standards de qualités reconnus par la profession.
5. Une équipe gérée avec sérénité
Une fois que le prestataire employé est formé à vos protocoles, celui-ci occupe un rôle de soutien dont la gestion est des plus flexibles.
Les équipes employées font effectivement office de « réservistes » sur le pied de guerre — mobilisables à tout moment.
Une situation bien plus avantageuse que le recours à l’intérim – lequel repose sur des processus de recrutement, de formation et d’encadrement constants des agents adéquats.
Mieux encore : en recourant à l’externalisation de plusieurs secteurs, la continuité du service reste inchangée.
Votre prestataire dispose, en effet, d’équipes permanentes qui peuvent assurer un roulement ininterrompu.
Vous ne risquez donc pas d’être à court de service pour cause d‘absentéisme ou de vacances.
6. Une relation acheteur-fournisseur approfondie
La gestion des achats de votre entreprise étant confiée à des professionnels aguerris, ceux-ci peuvent plus facilement établir une relation de confiance avec vos fournisseurs.
De cette manière, il leur est donc possible de faire respecter vos attentes sur le long terme et même de décrocher des contrats avantageux pour votre structure.
En connaissant toutes les subtilités du métier, ces équipes externalisées réduisent également les risques ordinairement liés aux achats – à savoir : les retards de livraison, les erreurs de commande, les problèmes de qualité, ainsi que diverses autres incompréhensions mutuelles.
N.B : Gérer les achats de votre entreprise est un secteur comme un autre qui peut être externalisé.
Comme l’atteste ce compte-rendu, les avantages sont multiples – en particulier à l’ère où les mutations économiques obligent tous les acteurs à être réactifs.
Collaborer régulièrement avec des prestataires est donc un excellent moyen d’être rentable, tout en limitant les risques liés à l’imprévu.
Reste cependant la question des tâches qui peuvent être externalisées en priorité.
Plusieurs critères peuvent être cités pour vous aider à faire votre choix :
- les tâches répétitives et « à faible valeur ajoutée » : elles peuvent, sans encombre, être confiées à des agents extérieurs (moyennant une formation parfois même très succincte) ;
- les tâches chronophages, mais peu complexes : celles-ci peuvent également être externalisées pour vous aider à gagner encore plus de temps ;
- Les tâches qui n’ont pas vraiment de valeur stratégique : dépourvues d’enjeu notable, elles peuvent être réalisées par des opérateurs externes – sans pour autant mettre en péril la destinée de votre entreprise.
Dans ces différentes catégories, l’on trouve notamment :
- l’envoi des appels d’offre, des demandes de prix aux fournisseurs et négociation des achats ;
- les relances fournisseurs (que ce soit par téléphone, par courrier, ou par e-mail) ;
- l’enregistrement des réponses faites aux appels d’offre lancés par votre entreprise ;
- la création de tableaux comparatifs (pour les achats ou pour les appels d’offre) ;
- la réception des accusés de réceptions et des bons de livraison (actuellement gérée par vos acheteurs ou vos approvisionneurs) ;
- la mise à jour des différentes bases de données (achats de produits, liste de fournisseurs) ;
- la veille documentaire ;
- le suivi du service après-vente ;
- le suivi des factures.
En externalisant vos achats, vous disposerez donc d’équipes internes pleinement concentrées sur des tâches plus rentables pour votre entreprise.
En revanche, déléguer ces processus (qui occupent, tout de même, une importance cruciale pour le bon fonctionnement de votre entreprise) demande une relation de confiance avec un prestataire au sérieux reconnu.
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