Comment faire un audit efficace pour booster votre entreprise ?

En tant que directeur d’entreprise, l’efficacité de votre service d’achat est essentielle pour garantir la rentabilité et la compétitivité de votre entreprise. Cependant, il est parfois difficile de savoir si vos processus sont optimisés et si vos ressources sont utilisées de manière efficiente. Les chiffres ne mentent pas, mais parfois ils vous donnent cette sensation floue que quelque chose ne tourne pas rond dans votre service achat. Pas de panique, c’est là que faire un audit prend tout son sens.

Qu’est-ce qu’un audit et pourquoi est-il important ?

Un audit est une évaluation méthodique des processus, des performances et des pratiques d’une organisation. Cela s’applique parfaitement aux services achat. Son objectif est d’identifier les points forts et les faiblesses afin de proposer des recommandations pour améliorer l’efficacité et la rentabilité. Faire un audit révélera par exemple les inefficacités dans la gestion des fournisseurs, les contrats peu avantageux ou même des processus obsolètes qui ralentissent toute la machine.

Dans un environnement économique en constante évolution, il est crucial pour les entreprises de rester compétitives. Faire un audit du service achat permet de s’assurer que les processus sont alignés sur les objectifs stratégiques de l’entreprise et qu’ils répondent aux besoins du marché. Il permet également de s’assurer que l’organisation en place a recours aux meilleures pratiques et aux règles de l’art. Ce type d’exercice est particulièrement demandé lors d’une levée de fond, d’un changement de directeur financier ou de DG.

Alors que la rentabilité est clé de réussite en entreprise, seuls deux moyens permettent de la garantir. La réduction des dépenses (achats) ou l’augmentation des prix de vente (commerce). Pour autant l’augmentation du prix risque de détourner l’intérêt du client et donc avoir un impact négatif. Le meilleur moyen d’assurer la rentabilité de l’entreprise sans perdre de consommateur est donc la réduction des dépenses. Avoir un service achat efficace et performant est ainsi indispensable. Faire un audit vous permettra d’évaluer l’existant et de recommander les actions nécessaires pour moins ou mieux dépenser.

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Qui peut faire un audit de votre service achat ?

Pour réaliser un audit de votre service achat, vous pouvez faire appel à des cabinets de conseil spécialisés dans ce domaine. Ces experts possèdent les compétences et l’expérience nécessaires pour évaluer efficacement vos processus d’achat et identifier les opportunités d’amélioration. Autre grande valeur apportée par les consultants dans le cadre d’un audit : le recul. En effet, n’étant pas noyé par la charge opérationnelle, le consultant aura cette distance nécessaire pour intégrer toutes les possibilités. Il ne sera pas impacté par la culture ou l’historique de l’entreprise qui empêche parfois de penser efficacement.

Mais bien souvent, pas besoin d’une équipe pour faire un audit de qualité. Un consultant achat sénior ayant une sérieuse expérience et de bonnes capacités analytiques répondra à vos attentes. Cela vous évitera par exemple de payer le travail de consultants juniors encadrés par un Partner à un prix exorbitant.

Cette approche à la juste expertise est celle que nous recommandons. Par exemple, chez Buying & Solutions, nous proposons des services d’audit sur mesure, adaptés aux besoins spécifiques de votre entreprise. Notre expert qualifié spécifiquement pour votre mission travaille en étroite collaboration avec vous pour comprendre vos défis et vos objectifs. Cela lui permettra de vous fournir des recommandations pratiques et réalisables.

Bien que de nombreux cabinet proposent leurs services pour faire un audit de votre fonction achat, restez vigilant. La principale erreur à éviter reste de privilégier la marque ou le tampon de l’auditeur en rognant sur le fond même des recommandations.

Oubliez les noms ronflants. Privilégiez des experts qui connaissent les arcanes du marché comme leur poche et qui savent dénicher les meilleures opportunités pour votre entreprise. Finis les discours ampoulés, place à l’action concrète !

Faire un audit : quel prix et combien de temps cela prend-il ?

Vous avez peut-être peur que faire auditer votre service achat vous coûte un bras, voire les deux. Rassurez-vous, un audit bien mené peut vous faire économiser bien plus que ce qu’il vous coûte.

Le coût et la durée pour faire un audit de votre service achat peuvent varier en fonction de la taille et de la complexité de votre entreprise. L’étendu de l’analyse aura aussi un poids. Entre un audit complet ou celui d’une sélection de processus, le temps consacré ne sera pas le même. Par exemple, faire un audit en entreprise de taille moyenne pourra couter quelques dizaines de milliers d’euros pour plusieurs semaines de travail. Pour un grand groupe, ce travail demandera plusieurs mois à plusieurs consultants pour plusieurs centaines de milliers d’euros.

Cependant, il est important de considérer l’audit comme un investissement dans l’avenir de votre entreprise, plutôt que comme une dépense.

Pas convaincu ? Une métaphore vaut mille mots !
Vous êtes le capitaine d’un beau bateau. Celui-ci a affronté les agressions des vagues et de l’eau s’accumule dans la cale, ce qui vous ralenti. Vous fournissez à l’équipage des seaux pour écoper.

Malheureusement la situation empire et votre équipage ne vous semble pas assez productif pour stopper cette inondation. Vous missionnez un membre de l’équipage pour comprendre d’où vient le problème. C’est grâce à cet audit que vous vous rendez compte qu’une partie du matériel est inopérant, car troué ou cassé.

Une fois les équipements réparés, votre bateau peut reprendre sa navigation ! Sans cet audit, l’équipage du bateau aurait continué à dépenser de l’énergie à écoper sans pour autant que le navire puisse être à 100% de ses capacités.

Quelles sont ses grandes étapes ?

Les étapes pour faire un audit achats peuvent varier en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise, mais généralement, le processus comprend plusieurs étapes clés.

Tout d’abord, l’auditeur procède à une analyse approfondie des documents et des données relatifs aux achats, y compris les contrats, les factures, les bons de commande et les relevés de dépenses.

Ensuite, une évaluation des processus et des procédures d’achat est effectuée pour identifier les points forts et les faiblesses. Cette étape implique des entretiens avec les parties prenantes internes et externes pour comprendre les pratiques et les défis rencontrés. Une fois les données collectées et analysées, l’auditeur élabore des recommandations spécifiques. Ces recommandations peuvent inclure des suggestions pour optimiser les processus, renégocier les contrats avec les fournisseurs, ou mettre en place des outils et des technologies innovants.

Enfin, une restitution est présentée à la direction de l’entreprise. Ce rapport détaillé met en évidence les conclusions de l’audit et les recommandations proposées pour l’amélioration continue du service achats.

Pour résumer ?

En conclusion, faire un audit efficace de votre service achat peut vous aider à identifier les opportunités d’amélioration. Il permettra de renforcer la compétitivité de votre entreprise. Avant d’investir dans une politique du changement, une analyse approfondie de l’existant est une bonne pratique. Il apparait efficace de faire un audit lors d’un changement de direction (DAF, DG, directeur achats) ou lors d’une levée de fonds.

En choisissant Buying & Solutions, vous bénéficiez d’un partenaire de confiance pour vous accompagner dans cette démarche. Notre approche collaborative et notre compréhension approfondie des enjeux de l’achat nous permettent de fournir des recommandations pragmatiques et personnalisées, adaptées à votre entreprise. Vous vous appuyez sur l’expertise et l’engagement d’une équipe expérimentée. Nous fournissons un service d’audit efficace et efficient qui garantit un excellent rapport qualité-prix.

N’hésitez pas à nous contacter dès aujourd’hui pour discuter de vos besoins en matière d’audit et découvrir comment nous pouvons vous aider à atteindre vos objectifs. Chez Buying & Solutions, nous sommes des catalyseurs de votre réussite.

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