L’arrivée des NTIC (Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication) a complètement bouleversé le monde que nous connaissions jusque-là. Évidemment, le monde de l’entreprise n’a pas échappé à cette révolution. La digitalisation des achats a modifié les manières de faire, en remodelant l’organisation de toutes les structures commerciales. Cette nouvelle pratique présente, notamment, de nombreux avantages pour les entreprises qui souhaitent gagner en productivité. Buying & Solutions, cabinet de consulting en achats, vous présente les 7 avantages de la digitalisation pour les entreprises.
Qu’est-ce que la digitalisation des achats ?
La digitalisation des achats consiste à utiliser des technologies numériques telles que les plateformes en ligne, les logiciels d’automatisation et l’intelligence artificielle pour optimiser le processus d’achat, améliorer la gestion des fournisseurs et des stocks, et faciliter la collaboration entre les différentes parties prenantes. L’enjeu de la digitalisation des achats est de gagner en productivité en se libérant des tâches jugées chronophages.
Quels sont les avantages à la digitalisation des achats ?
1. L’automatisation des processus
La digitalisation des achats favorise l’automatisation de nombreux processus manuels :
- la saisie de données ;
- la validation de commandes ;
- l’approbation des factures.
Ce changement d’organisation permet de gagner du temps, mais aussi d’augmenter l’efficacité en réduisant de nombreuses erreurs d’origine humaine. Ainsi automatisé, le processus de saisie des données dégage du temps pour bien d’autres tâches.
2. Un véritable gain de temps grâce à la digitalisation des achats
Qui dit automatisation, dit gain de temps au niveau de la production. En opérant la digitalisation des achats, les entreprises peuvent effectivement réduire le temps nécessaire pour effectuer certaines tâches administratives aussi chronophages que répétitives. Par conséquent, elles peuvent concentrer toutes leurs ressources humaines sur des tâches à bien plus forte valeur ajoutée comme la négociation de contrats ou encore la gestion des relations avec les fournisseurs. Dans certains cas, le gain de temps est tel qu’il permet de multiplier par deux la productivité d’une équipe donnée. Cela peut s’expliquer par le fait qu’avec la digitalisation du processus d’achats, les commandes et les informations d’une entreprise sont toutes centralisées.
Aussi, les données clients, ou les données relatives aux commandes, sont facilement mises à disposition des équipes commerciales. La productivité de celles-ci est, de ce simple fait, grandement optimisée puisqu’elles n’ont plus à effectuer de travail de recherche, pour obtenir les informations dont elles ont besoin.
Centrées sur leur cœur de métier, ces équipes commerciales disposent d’une meilleure connaissance client/fournisseur grâce à un accès facilité à l’historique des commandes passées et livrées.
3. Un suivi optimisé
La digitalisation des achats d’une entreprise est extrêmement utile pour améliorer la visibilité et la traçabilité de ses dépenses. Elle facilite également :
- la gestion des contrats ;
- le suivi des livraisons ;
- la gestion des stocks.
Ce changement d’organisation permet, in fine, d’identifier les opportunités d’optimisation et de réduire les coûts d’achats d’une entreprise. Lorsque les informations importantes sont bien structurées, une entreprise peut piloter ses achats de manière optimale.
Plongées dans le feu de l’action, les équipes peuvent également bien mieux connaître l’état des stocks en temps réel et ainsi limiter les risques d’erreurs dans les commandes. Cela permet aussi d’avoir un meilleur suivi du sourcing de vos fournisseurs.
4. L’accès facilité à une base de données de fournisseurs
Les entreprises qui recourent à la digitalisation des achats peuvent piocher dans une large base de données de fournisseurs. De cette manière, elles trouvent plus facilement des fournisseurs qualifiés en évaluant leur solvabilité. Un gain de temps considérable qui rend également les collaborations plus fructueuses, puisque celles-ci peuvent s’épanouir sur le long terme. Cette baisse du risque fournisseur est bien la conséquence directe d’un processus purement digital.
En effet, au lieu de se renseigner sur des plateformes dédiées, les entreprises qui digitalisent leur processus d’achat disposent de divers documents qui les rendent encore plus productives (notes d’évaluation, référentiels sur les commandes passées, etc.).
5. Une réduction des coûts
La digitalisation des achats dans le domaine du B2B permet la centralisation des commandes, au sein d’une même plate-forme.
Quel que soit le canal par lequel passent les acheteurs pour effectuer leurs achats (téléphone, site internet ou place de marché), les commandes sont effectivement concentrées sur le même tableau de bord qui récapitule tout ce qu’il faut savoir.
De ce fait, les équipes logistiques ont une vision panoramique des commandes passées, en cours et à traiter. Les erreurs de commande sont donc limitées, tandis que les opportunités de négociation de contrats apparaissent au grand jour. Une aubaine qui permet, à la fois, la réduction des coûts d’achats ainsi que la durée de traitement des commandes.
6. Des équipes qui gagnent en performance, pour le bonheur de leurs clients
Comme mentionné précédemment, avec la digitalisation des achats, les équipes commerciales peuvent automatiser les tâches chronophages. Elles peuvent ainsi anticiper leurs besoins avec bien plus d’efficacité, et contenter les attentes de leurs clients.
Grâce à ce processus de digitalisation, les équipes commerciales peuvent mettre en place des opérations ciblées, sur des prospects bien définis. Les clients, en retour, sont bien plus satisfaits et à même d’être fidélisés, ce qui peut entrainer une augmentation des ventes de l’entreprise sur le long terme. In fine, les cycles de vente sont plus courts, ce qui est à la fois bénéfique pour la trésorerie d’une entreprise et sa gestion de la relation client.
Avec un service bien mieux rôdé, le client dispose d’un suivi qui le met au cœur de toutes les attentions. L’expérience client est bien mieux personnalisée dans une optique « customer centric », c’est-à-dire, centrée sur le client.
Le client, en retour, apprécie une telle facilité et une telle simplicité dans le processus de vente. Il ne peut donc qu’adhérer aux pratiques induites par la digitalisation des achats.
7. Un meilleur respect des règles
En digitalisant le processus d’approvisionnement, toutes les informations utiles sont mises à disposition des professionnels d’une entreprise : du gestionnaire de commande au comptable, en passant par l’assistant de direction et le consultant en achat externe. De cette manière, les contrats sont bien plus connus et respectés par tout le monde.
Mais ce n’est pas tout : le domaine commercial regorge de lois et de réglementations qui échappent également à la vigilance des professionnels des achats. Grâce au processus de digitalisation, ceux-ci peuvent mettre en place une veille juridique qui leur permet de mieux suivre les fournisseurs et contrôler leur conformité au cadre légal en vigueur.
La digitalisation des achats est autant bénéfique pour les vendeurs, qu’il s’agisse des fournisseurs ou des distributeurs, que pour les acheteurs. Les acheteurs B2B, par exemple, peuvent facilement trouver les produits qu’ils souhaitent, ce qui leur permet de gagner en productivité. De quoi bonifier les échanges qui lient tous les acteurs économiques. Si vous souhaitez opter pour la digitalisation des achats, Buying & Solutions, votre cabinet de consultants en achats et conseil en achat, vous accompagne dans cette transition.
