Le cahier des charges achat (également appelé « CDC ») est un outil extrêmement utile lorsqu’il s’agit de fixer le cadrage d’un projet. Ce document permet effectivement de cerner les besoins, les objectifs, les délais ou encore le budget prévisionnel d’un programme à réaliser.
Mais alors, comment monter un cahier des charges simple et efficace ?
Généralement, c’est le chef de projet qui a pour tâche de rédiger le cahier des charges, même s’il arrive aussi que ce document puisse être élaboré par un prestataire externe. Si vous souhaitez, vous attelez à cette tâche, voici une liste de conseils et d’étapes pour établir un cahier des charges.
Les étapes clés pour réaliser un cahier des charges achat
- Présenter le projet
- Dévoiler les besoins et les contraintes du projet
- Préciser les prestations demandées
- Définir les moyens budgétaires
- Mentionner les délais
- Transmettre, négocier et suivre
Qu’est-ce qu’un cahier des charges achat ?
Un cahier des charges achat est un document clé dans le processus d’approvisionnement et de gestion des achats. Il sert de référence pour les fournisseurs et les équipes internes afin d’assurer que les biens ou services acquis répondent aux besoins de l’organisation.
Quelles sont les fonctions d’un cahier des charges achat ?
Un bon cahier des charges doit remplir plusieurs fonctions indispensables :
- définir les objectifs du projet en question ;
- dénombrer les priorités (voire, de les hiérarchiser) ;
- aider ses interlocuteurs ;
- estimer les budgets et les délais mobilisables, pour réaliser le projet de manière convenable ;
- établir un plan de charge (PDC), pour piloter au mieux la gestion des ressources.
On distingue également deux types de cahiers des charges : le cahier des charges fonctionnel et le cahier des charges techniques.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges fonctionnel ?
Un cahier des charges fonctionnel a pour but de cerner les limites d’un projet. Il permet notamment de définir les besoins auquel le produit lancé devra répondre. C’est précisément ce bilan qui servira de base au cahier des charges techniques.
C’est un document qui décrit de manière détaillée les besoins et les attentes d’un projet ou d’un produit en termes de fonctions et de performances, sans imposer de solution technique spécifique. Il se concentre sur le « quoi » plutôt que sur le « comment », c’est-à-dire sur ce que le produit ou le service doit accomplir, sans dicter la manière dont il doit être conçu ou fabriqué.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges techniques ?
Un cahier des charges techniques a pour but de traduire les besoins fonctionnels d’un projet en des exigences techniques. Il est donc indispensable aux hommes de terrain qui doivent matérialiser les demandes, tout en s’adaptant aux différentes contraintes. Il spécifie les caractéristiques techniques, les normes, et les contraintes précises auxquelles un produit, un service ou un projet doit se conformer.
Contrairement au cahier des charges fonctionnel qui se concentre sur les besoins et les attentes en termes de fonctionnalités, le cahier des charges techniques décrit comment ces besoins seront concrètement réalisés d’un point de vue technique.
En gardant toutes ces informations en tête, il reste cependant nécessaire de savoir quelle méthode appliquer pour rédiger un cahier des charges vraiment efficace. Ce document, composé de plusieurs parties, doit effectivement rester synthétique et lisible par tous. Dans le cas contraire, il deviendrait évidemment inutile.
Qu’il s’agisse des achats d’une entreprise (on rédige alors un cahier des charges achat), ou d’un tout autre domaine, il y a ainsi des éléments fondamentaux à respecter.
Alors, comment faire un cahier des charges ? De manière amusante, l’on peut donc présenter une sorte de cahier des charges… du parfait cahier des charges.
Comment créer et rédiger un cahier des charges achat ?
1. Présenter le projet
C’est bien connu : il faut toujours soigner l’introduction. Un cahier des charges achat ne déroge pas à la règle. Pour décrire au mieux un projet, il faut notamment :
- Présenter l’entreprise à l’initiative du CDC : de cette manière, les lecteurs savent à qui ils ont affaire ;
- Expliquer sa démarche : pour bien communiquer ses motivations aux lecteurs ;
- Préciser ses objectifs : en exposant notamment la problématique d’origine et la cible que l’on souhaite toucher. Dans ce cadre, la méthode SMART peut notamment être utilisée ;
- Mentionner un historique : si ce projet s’inscrit dans un contexte plus large, dans la continuité d’opérations précédentes.
2. Dévoiler les besoins et les contraintes du projet
Cette partie de votre cahier des charges achat a pour but de traiter, avec exhaustivité, les besoins qui motivent votre projet. Ladite section doit donc faire état des contraintes, des normes, des différents intervenants ainsi que du processus en marche.
Selon le domaine de travail, d’autres éléments peuvent également être mentionnés (la charte graphique pour un projet informatique, par exemple). Les valeurs de l’entreprise peuvent aussi être précisées dans cette partie, si elles n’ont pas largement été traitées, dans la partie précédente.
À l’heure des préoccupations environnementales, des considérations écologiques sont susceptibles d’être étayées dans une section spécifique.
3. Préciser les prestations demandées
Dans cette section, le rédacteur s’occupe de clarifier les résultats qu’il attend pour le projet qu’il a en charge. Sont donc mentionnées : les prestations, ou les produits – lorsqu’il s’agit de rédiger un cahier des charges achat.
Toutes les exigences sont clairement mentionnées, puisque leur respect conditionne l’acceptation des deals à venir.
Pour que cette étape soit la plus efficace possible, le commanditaire d’un projet peut même prendre les devants. La recherche de fournisseurs peut, par exemple, être faite de manière active. En les identifiant, au moyen d’enquêtes de marché et de diverses analyses comparatives de la concurrence, du temps et de l’argent peuvent précieusement être gagnés.
4. Définir les moyens budgétaires
Si votre projet dispose d’un budget qui lui est propre, celui-ci doit figurer dans le cahier des charges achat. En effet, faire une estimation du budget global permet aux éventuels prestataires de réaliser leurs propres devis. Pour ne pas vous fermer des portes, il est d’ailleurs déconseillé de sous-estimer l’enveloppe budgétaire communiquée dans ledit document.
5. Mentionner les délais
Un cahier des charges achat doit faire la mention de manière précise de l’échéancier du projet qu’il présente. Les différentes dates butoir doivent notamment être communiquées, noir sur blanc. De ce fait, leur choix ne peut être laissé au hasard : des délais irréalistes accouchent très souvent de résultats bâclés.
6. Transmettre, négocier et suivre
Ces étapes sont, à proprement parler, postérieures à la réalisation d’un cahier des charges achat. Elles n’en demeurent pas moins cruciales pour qu’un accord puisse se conclure avec des fournisseurs.
Dans un premier temps, le cahier des charges est envoyé aux fournisseurs potentiels pour que ceux-ci puissent faire leurs propositions et leurs offres de prix. En ayant ces informations en main, le commanditaire peut procéder à leur évaluation en utilisant des critères objectifs (comme le rapport qualité-prix) pour sélectionner le meilleur partenaire possible.
La négociation des achats entre les parties découle directement de cette étape. Au terme de ce processus, un accord peut directement être conclu. Mais le dialogue ne s’arrête pas là : la collaboration ne fait que commencer. Le suivi et l’évaluation constante des performances du fournisseur font alors leur entrée en scène. En effet, pour qu’un partenariat soit fructueux, il est nécessaire de constamment évaluer la qualité des produits et services achetés, en s’assurant, notamment, de leur conformité aux exigences édictées par le cahier des charges achat.
En conclusion, un bon cahier des charges achats est la pierre angulaire de collaborations fructueuses avec des fournisseurs. Pour l’épanouissement de votre entreprise, il ne vous reste plus donc qu’à suivre les étapes mentionnées ci-dessus et ainsi élaborer un cahier des charges aussi complet qu’efficace.
Et si vous éprouvez des difficultés à le réaliser, Buying & Solutions, le cabinet de conseils en achat, vous propose un accompagnement global. Faites le premier pas vers des achats et un sourcing fournisseur efficace !
